Іноді ви можете створити лист, який ви будете надсилати багатьом різним людям, але ви хочете, щоб певні його частини були індивідуалізовані для кожного адресата: такі частини, як привітання, ім'я, адреса тощо. Word мови, це означає, що вам слід створити формулярний лист, що зробити це дуже просто.

Перш ніж розпочати роботу з листами форми, переконайтеся, що у вас вже встановлена ​​база даних із усіма полями, які ви хочете включити. База даних може бути такою ж простою, як електронна таблиця Excel зі стовпцями для імені, прізвища, адреси тощо.

Word може імпортувати дані з Excel, Access та текстових документів. Якщо у вас ще немає налаштування бази даних, ви завжди можете створити її всередині Word, і я покажу вам, як це зробити.

Створіть літери форми у слові

Для початку створіть документ із стандартним текстом, як на прикладі Різдвяного листа нижче:

Голий лист

Зверніть увагу, як він не має привітання, адреси тощо, тому що всі вони будуть додані пізніше як поля у нашому листі форми. Перше, що вам потрібно зробити, це натиснути на Вибрати одержувачів на вкладці "Розсилки":

Виберіть Одержувачі

Тут ви додаєте людей, які отримуватимуть лист чи імпортуватимуть список із файлу бази даних.

Випадає одержувач

Ви можете натиснути на Ввести новий список, якщо ви хочете створити список всередині Word. Щоб імпортувати, натисніть Використовувати наявний список. У цьому прикладі ми просто наберемо список.

Список адрес

Примітка. Коли ви перейдете до збереження списку одержувачів, Word запропонує вам знайти місце на вашому жорсткому диску, щоб зберегти файл даних, який буде створений.

Коли ви збережете список одержувачів, ви помітите, що багато значків, які знаходяться на стрічці розсилки, зараз можна натискати.

Щоб почати додавати поля до листа-форми, клацніть місце у вашому документі, щоб вказати місце, де ви хочете розмістити поле, а потім натисніть на Блоку адреси.

Блок адреси

Це відкриє діалогове вікно Вставка блоку адреси.

Натисніть кнопку ОК, щоб перейти з форматом за замовчуванням, і ви повинні отримати щось таке:

Блок адреси вставлено

Потім додайте клавішу Enter після адресного блоку, щоб перемістити текст вниз по рядку, а потім натисніть на значок привітання:

Значок

Це відкриє діалогове вікно "Вставити привітання".

слово привітання рядок

Ще раз переходимо з форматом за замовчуванням і просто натискаємо кнопку ОК.

Далі виділіть, де написано , клацніть правою кнопкою миші, виберіть пункт Абзац, а потім встановіть прапорець Не додавати пробіл між абзацами одного стилю.

Це призведе до того, що блок адрес вільно з'єднується замість того, щоб між кожною його частиною був порожній рядок.

не додайте слово пробіл

Потім натисніть на значок «Результати попереднього перегляду», розташований на вкладці «Розсилки» на стрічці.

результати попереднього перегляду

Замість індикатора поля адресного блоку тепер слід побачити фактичний вміст, вказаний у документі Word.

Перший попередній перегляд

Завершивши попередній перегляд, натисніть значок Результати попереднього перегляду, щоб вимкнути попередній перегляд. Далі, щоб побачити, як додати інші поля, натисніть просто повз у вашому документі, щоб переконатися у вашому поточному положенні, а потім натисніть на значок Вставити поле злиття.

Піктограма миттєвого злиття поля

Ви повинні отримати щось подібне:

Миттєве поле

Виберіть країну чи регіон, а потім натисніть кнопку "Вставити".

Поле злиття вставлено

Спробуйте знову натиснути значок Результати попереднього перегляду, щоб побачити, як це виглядає. Ось мій приклад нижче:

Країна додає попередні перегляди

Тепер, коли лист форми налаштовано правильно, ви можете робити більш досконалі речі, такі як налаштування правил. Правила дозволять показати деякий текст певним одержувачам та приховати його для інших. Для початку натисніть кнопку Правила.

Правила

Ви побачите випадаюче меню з декількома параметрами, як "Запитати", "Заповнити" тощо.

Випадання правил

Для нашого прикладу виберемо If… Потім… Else, що приведе нас до наступного діалогу:

правила злиття пошти

Змініть ім’я поля: на Country_or_ Region та введіть USA у поле Порівняння з:. Далі додайте текст у поля, де написано Вставити цей текст і в іншому випадку вставити цей текст.

У цьому прикладі, якщо одержувач проживає в США, він отримає текст Веселого Різдва, вставлений у їхній лист, тоді як усі інші отримають повідомлення Seasons Greetings.

Ось як це буде виглядати, натиснувши кнопку ОК, а потім кнопку Попередній перегляд.

Додати повідомлення Веселого Різдва

Далі зверніть увагу на розділ Результати попереднього перегляду:

Розділ попереднього перегляду

Тут ви можете натиснути на кнопки зі стрілками (коли увімкнено попередній перегляд результатів) ліворуч та праворуч від номера, щоб прокрутити всі листи, які будуть надіслані. Таким чином ви можете переконатися, що всі ваші листи будуть виглядати правильно перед друком або надсиланням електронною поштою.

Примітка. Вибір меню відповідних полів у Правилах - це узгодження імен полів у базі даних із іменами заголовків у списку одержувачів.

Для того, щоб було легше бачити, куди ви вставили поля у свій документ, використовуйте кнопку Виділити поля об’єднання.

Виділити поля

Це перемикач, який можна включати та вимикати на свій розсуд. Нарешті, коли ви задоволені своїм листом, натисніть значок «Готово та об’єднати»:

Завершити та об’єднати

Ви повинні отримати це спадне меню з трьома варіантами.

Завершити і об'єднати спадне меню

Виберіть "Редагувати окремі документи", щоб змусити Word об'єднати всі ваші листи в один великий документ, який ви можете переглянути перед друком або надсиланням електронною поштою.

Як бачите, створення листів з форми Word не є тим самим клопотом, як це було колись, і ви можете швидко та легко створювати та надсилати документи. Якщо у вас є якісь питання, сміливо коментуйте. Насолоджуйтесь!